Чому проєктний менеджмент не працює у малих громадах: результати інтерв’ю з 30 учасниками Школи активістів

Проєктний менеджмент сьогодні є одним із інструментів для розвитку громад, організації соціальних ініціатив та системного вирішення проблем. Він дозволяє планувати ресурси, розподіляти завдання, прогнозувати результати та підвищувати прозорість діяльності. Проте досвід учасників Школи активістів показує, що навіть добре опановані інструменти часто стикаються з обмеженнями, які в умовах сьогодення ускладнюють їхню практичну реалізацію.

Виклики проєктної роботи

Цього року ми поспілкувалися з 30 учасниками Школи активістів з різних громад і областей, проаналізували їхні відповіді та окреслили головні тенденції у використанні проєктного підходу. Результати показали, що основні труднощі пов’язані не стільки з недостатком знань чи навичок, скільки з реаліями роботи в малих громадах.

Найчастіше громади стикаються з обмеженими ресурсами: фінансовими, людськими та часовими. Війна додатково змінила пріоритети донорів і самих громад. Руслана Бодруг з с. Оксанівка відзначає: «Раніше наші донори були активними спонсорами всіх заходів у селі, а з початком повномасштабного вторгнення фокус донатів змістився в сторону допомоги фронту». Для невеликих громад, які й так мають обмежені бюджети та кадровий потенціал, це створює значний бар’єр для реалізації системних ініціатив. Водночас попит на проєктні рішення залишається високим, але часто люди очікують швидкого ефекту, що суперечить природі системної роботи, або ж навпаки – відкладають всі ініціативи «на кращі часи».

Людський фактор стає ще однією складністю. Проєктний менеджмент передбачає роботу в команді, розподіл ролей, координацію і мотивацію людей, але на практиці це дається нелегко. Наприклад, менеджерка з Умані Благополучна Анастасія пояснює: «Підібрати тих, хто дивиться з тобою в одному напрямку, розуміє цілі так, як розуміє їх ти, і при цьому не тупить – це дуже важко». Наявність готового плану або шаблону проєкту не гарантує успіху, якщо відсутні люди, здатні його реалізувати.

Ще одним викликом є бюрократичні перепони та інерція. У невеликих громадах часто панує підхід «якщо працює, не чіпай», який гальмує нові ініціативи та впровадження сучасних методів управління. Підтримка керівництва і колег присутня, проте без практичного досвіду та реальної координації між працівниками різних сфер – освіти, культури, молодіжної політики – реалізація проєктів уповільнюється. Менеджерка Анна Подпонаровська з Томашполя ділиться рішенням: «Ми почали шукати прості, але дієві рішення, які можна реалізувати навіть із мінімальними ресурсами». Ця здатність адаптуватися, знаходити ефективні шляхи у складних умовах і є тією практичною цінністю, яку дає проєктний підхід.

Адаптація: прості рішення у складних умовах

Коли класичні інструменти проєктного менеджменту стикаються з реальністю малих громад, народжується нова практика – адаптація. Це не відмова від системного підходу, а його творче переосмислення під конкретні можливості.

Досвід активістів показує, що війна стала не лише викликом, а й каталізатором змін у підходах до роботи. Замість чекання ідеальних умов – повного фінансування, готової команди, стабільної ситуації – активісти працюють з тим, що є. Це породжує нову філософію проєктної роботи: не відмовлятися від системності, але шукати її найпростіші, найбільш життєздатні форми.

Практика показує, що навіть часткове впровадження проєктного підходу вже змінює якість роботи. Якщо вдається хоча б чітко описати проблему, сформулювати мету та розподілити завдання – це вже створює структуру, яка відрізняє системну діяльність від процесного підходу і хаотично-точкового. Активісти не намагаються впровадити всі інструменти одразу, натомість обирають те, що працює саме в їхніх умовах: хтось фокусується на плануванні, хтось – на роботі з командою, хтось – на пошуку ресурсів.

Ключова складність цієї адаптації полягає в балансі між новими знаннями та поточним завантаженням. Люди розуміють цінність проєктного підходу, бачать його потенціал, але щоденна рутина залишає мало простору для впровадження змін. Тут виникає парадокс: щоб ефективніше працювати, потрібен час на зміну способу роботи, але саме часу і бракує найбільше. Тому адаптація відбувається поступово – через малі кроки, через вплетення нових інструментів у звичні процеси, через терпляче пояснення колегам та мешканцям, чому варто змінити підхід.

Показовим є приклад Умані, де ще минулого року було впроваджено КП «Центр розвитку та інвестицій», а люди з команди проходили навчання у нас в Школі. На етапі практичної реалізації виникли труднощі на рівні громади: змінилося керівництво КП, а міська рада запропонувала інше бачення розвитку. Це призвело до переформатування роботи та втрати частини напрацьованої логіки, попри наявність знань і підготовлених кадрів.

Різні відділи працюють паралельно, для КП це проявлялося в тому, що кожен підрозділ ставив завдання залучити ресурси виключно під власні напрями, без загальної стратегії розвитку громади. Така фрагментарність призводила до хаотичного підходу в роботі та знижувала ефективність проєктного менеджменту як інструменту.

Лише з часом з’явилося спільне усвідомлення, що ключовим пріоритетом має стати підтримка людей і робота з реальними запитами мешканців, а не внутрішня конкуренція між відділами.

Ці системні проблеми впливають і на залучення активних людей. Так, Олександр Костенко з Умані планував увійти до молодіжної ради міста, однак згодом обрав шлях громадського сектору та бізнесу. Молодіжна рада тоді не мала чіткої візії, а наявність стійких знань Олександра дають змогу обирати ті сфери, де можна бути максимально ефективним і реалізовувати свої ідеї, навіть якщо традиційні структури громади не забезпечують чіткістю.

Робота активіста в громаді – це щоденна праця, яка рідко виглядає героїчно, але саме вона рухає місцевий розвиток уперед. Часто здається, що зміни народжуються з великих рішень, грантових перемог чи масштабних подій, але насправді їхня основа формується значно раніше – у маленьких і дуже людських діях. З кожної розмови на каві, з кожного повідомлення «маю ідею», з кожної зустрічі, де хтось вперше наважується висловитись, виростає майбутній проєкт чи ініціатива.

У громадах розвиток ніколи не відбувається одночасно і різко – він проростає повільно, наче зерно, яке потребує уваги й постійної взаємодії.

Заходи проводить Агенція регіонального розвитку Таврійського об’єднання територіальних громад за підтримки Міжнародний фонд “Відродження”.